Zapraszam do obejrzenia filmu wyjaśniającego idee Macierzy Eisenhowera. A ze swojej strony chciałbym krok po kroku przekazać jak tę metodę możemy użyć w aplikacji KALENDARZ GOOGLE. Stosowanie jej zalecam w szczególności kadrze zarządzającej i pracodawcom, którzy dzięki możliwości udostępniania i edycji tych KALENDARZY mogą w jasny i czytelny sposób określać priorytety zadań dla kadry.
Macierz Eisenhowera nazywana również Polem/Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera czy też matrycą projektów to opracowana przez przywódcę USA Dwighta D. Eisenhowera metoda zarządzania czasem i zadaniami.
1. Tworzymy cztery kalendarze – nadając im odpowiednie nazwy, zgodne z priorytetem wykonywania zadań – dla uniknięcia pomyłek na tym etapie zalecam użycie klasycznego nazewnictwa oraz kolorów dla wizualizacji:
– PILNE WAŻNE (kolor czerwony)
– PILNE NIEWAŻNE (kolor pomarańczowy)
– WAŻNE NIEPILNE (kolor żółty)
– NIEWAŻNE NIEPILNE (kolor zielony)
2. Przekazujemy zadania poszczególnym osobom z zespołu – tutaj warto dobrać metodę do tej, która jest najbardziej zbliżona do obecnej kultury pracy organizacji, a równocześnie zapewnia transparentność i zapobiega niedomówieniom. Może więc zadania przekazywać werbalnie w trakcie spotkań lub porannych odpraw, możemy również wysyłać maile lub używać wyspecjalizowanych aplikacji do zarządzania, które pozwalają zmieniać skład osób realizujących poszczególne zadania, jednocześnie unikając chaosu z braku dostatecznej informacji w zespole.
3. Analizujemy rozkład priorytetów – miesięcznie, kwartalnie i rocznie podsumowujmy zadania pod kątem nadawanych im priorytetom dzięki czumu wiemy i ewentualnie korygujemy prace tak, aby zadań PILNYCH WAŻNYCH nie było więcej niż 20% a WAŻNYCH NIEPILNYCH nawet do 70% (patrz film!) co zmniejsza stres, frustracje i oraz wiarę zespołu w nasze kompetencje jako lidera.W przypadku pytań – służę pomocą – powodzenia w zarządzaniu.
Autor wpisu: Mariusz Malinowski
Autor filmu: systemysa.pl
